転職の内定辞退の伝え方と例文｜電話・メールの手順とタイミング

転職活動で複数の企業から内定が出たとき、あるいは内定を受けた後に「この会社ではない」と感じたとき、避けて通れないのが内定辞退です。伝え方が分からず連絡を先延ばしにしてしまう方は少なくありません。この記事では、内定辞退の法的な位置づけ、連絡するタイミング、電話とメールの具体的な例文、辞退後にやることまでを順番に解説します。

内定辞退とは｜転職活動で内定を断ることに法的な問題はない

内定辞退とは、企業から通知された採用内定を、応募者側の意思で断ることです。入社前の段階であれば、内定を辞退すること自体に法律上の問題はありません。企業に無断で連絡を絶つことは問題になりますが、期日までに誠実に申し出れば、応募者の権利として認められています。

内定辞退が法律上認められる根拠

内定辞退が認められる根拠は、民法第627条第1項です。同項では、期間の定めのない雇用契約について、当事者はいつでも解約の申入れができ、解約の申入れから2週間を経過することで契約が終了すると定められています。この規定は労働者側からの申し出にも適用されます。

採用内定は、判例上「始期付解約権留保付労働契約」と解されています（最高裁判所 昭和54年7月20日判決・大日本印刷事件）。始期付解約権留保付労働契約とは、入社日を始期とし、企業側に一定の解約権が留保された状態の労働契約のことです。つまり内定の時点ですでに労働契約は成立していますが、労働者側からの解約申入れは民法第627条第1項に従って可能である、という整理になります。

内定辞退に対して「申し訳ない」と感じる必要はあっても、「してはいけない」という義務はありません。

内定承諾後でも辞退できるのか

内定承諾後でも辞退はできます。内定承諾書は就職の意思を示す書面であり、提出したことによって辞退が禁じられるわけではありません。

ただし、内定承諾後の辞退は企業の採用計画に大きな影響を与えます。企業は承諾を受けた時点で他の候補者の選考を打ち切り、受け入れ準備を始めているためです。承諾後に辞退する場合は、通常より早く、より丁寧に連絡することが求められます。入社予定日が近いときは、採用担当者だけでなく、配属予定部署の責任者宛てにも連絡を求められるケースがあります。

損害賠償を請求されるリスクはあるのか

内定辞退を理由に企業から損害賠償を請求され、それが認められることは極めてまれです。企業から「損害賠償を請求する」と言われるのではないかと不安を感じる方もいますが、辞退の申し出そのものが違法になるわけではありません。

一方で、入社直前まで連絡せず放置した、書面で入社を確約した後に一方的に音信不通になったといった不誠実な対応は、企業との間でトラブルになる可能性があります。リスクを避ける最も確実な方法は、辞退を決めた時点ですぐに連絡することです。

内定辞退を伝えるベストタイミング

内定辞退を伝えるベストタイミングは、辞退を決断したその日です。企業は採用活動に時間とコストをかけており、辞退の連絡が早いほど次の候補者への対応に切り替えられます。連絡が遅れるほど企業の損失は大きくなるため、迷っている時間そのものが相手への負担になります。

状況別・辞退連絡のベストタイミング

内定承諾後の辞退で「入社予定日の2週間前まで」を目安とするのは、民法第627条第1項が解約の申入れから2週間の経過を定めているためです。ただしこれは法律上の下限であり、実務上は決断した時点で速やかに連絡するのが望ましい対応です。

避けるべきタイミングと時間帯

次のタイミングでの連絡は、企業側の負担が大きく、トラブルにつながりやすいため避けてください。

• 入社日当日または前日の辞退（最も避けるべき）
• 土日・祝日・年末年始・ゴールデンウィーク中の連絡（担当者が不在で連絡が行き違いやすい）
• 担当者の昼休憩時間（12時〜13時）や退社間際（17時30分以降）
• 内定承諾書を提出した直後（企業が受け入れ準備を始めた直後にあたる）
• 内定通知から2週間以上放置してからの連絡

「連絡するのが怖い」という理由で先延ばしにすると、企業の損失も、自分が受ける気まずさも大きくなります。決断したその日に連絡するのが、結果的に最も負担の少ない選択です。

内定辞退の連絡方法の選び方｜電話・メール・エージェント

内定辞退の連絡方法は、応募経路と辞退の段階によって選びます。直接応募で内定通知を受けた段階なら電話、内定承諾後なら電話とメールの併用、転職エージェント経由なら担当エージェントへの連絡が基本です。

3つの連絡手段の違い

電話が最も丁寧とされるのは、声のトーンや言葉の間で誠意が伝わり、その場で書類返送などの確認まで済ませられるためです。一方、メールは記録が残るという利点があります。内定承諾後の辞退では、電話で意思を伝えたうえでメールを送り、記録として残す二段階の対応が適しています。

電話で内定辞退を伝える手順と例文

電話で内定辞退を伝えるときは、平日の午前10時〜12時、または午後14時〜17時にかけます。始業直後、昼休み、終業間際は担当者が対応しづらい時間帯です。面接でやりとりした採用担当者または人事部宛てにかけるのが基本です。

電話をかける前に準備すること

電話をかける前に、次の3点を手元に用意しておくと、話がぶれずに済みます。

• 応募した職種名と、面接でやりとりした担当者の氏名
• 辞退理由を1文にまとめたメモ（詳細に話す必要はありません）
• 返送が必要な書類の有無を確認するためのメモ用紙

電話で伝える5ステップ

1. 採用担当者（人事部）に取り次いでもらう
2. 自分の氏名と用件（内定辞退の連絡であること）を最初に伝える
3. 辞退の意思と、簡潔な理由を述べる
4. 選考の時間を割いてもらったことへのお詫びとお礼を伝える
5. 返送が必要な書類があるかを確認する

用件を最初に伝えるのは、担当者が心構えを持って話を聞けるようにするためです。用件を後回しにすると、話が長くなり、かえって相手の時間を取ることになります。

電話の例文（トークスクリプト）

以下は、内定通知を受けた後に辞退を伝える場合の例です。

お世話になっております。先日、営業職の中途採用選考で内定のご連絡をいただきました、〇〇（氏名）と申します。人事部の△△様はいらっしゃいますでしょうか。

（担当者に代わったら）

△△様、お世話になっております。〇〇です。先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。本日は、内定の辞退についてご連絡を差し上げました。

貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。慎重に検討を重ねた結果、一身上の都合により、今回は内定を辞退させていただきたく存じます。

ご期待に沿えず申し訳ございません。選考の中で〇〇様よりいただいたお話は、今後のキャリアを考えるうえで大変参考になりました。改めて御礼申し上げます。

なお、お預かりしている書類のうち、返送が必要なものがございましたらご指示いただけますでしょうか。

辞退理由は「一身上の都合」で十分です。理由を細かく説明する義務はありません。ただし理由を尋ねられた場合は、正直かつ簡潔に答えるほうが、感情的なやりとりになりにくくなります。「他社から内定をいただき、そちらで自分の経験を活かしたいと考えました」といった一言で構いません。

引き止められたときの答え方

引き止められた場合は、感謝を述べたうえで、辞退の意思が変わらないことを短く繰り返します。条件面の交渉に応じる姿勢を見せると、話が長引き、企業側の期待も残ってしまいます。

ありがたいお話ですが、家族とも相談したうえで決めたことですので、今回は辞退させていただきたく存じます。

伝える内容は「感謝」「決定事項であること」「辞退の意思」の3点に絞ります。相手の言葉に流されず、一度決めた判断を揺るがさない姿勢を保つことが大切です。

メールで内定辞退を伝える書き方と例文

メールでの内定辞退は、担当者が不在の場合や、自分が勤務中で電話をかけられない場合の手段として許容されます。ただしメール単体では誠意が伝わりにくいため、送信後2〜3時間以内に電話で一言添える二段階の対応が理想です。

メールで書くときの4つの注意点

• 件名に「内定辞退のご連絡」と明記し、開封前に用件が分かるようにする
• 本文は簡潔にまとめる。長い言い訳は不要で、シンプルなお詫びのほうが伝わる
• 誰からのメールか分かるよう、氏名と応募職種を本文の冒頭に書く
• 送信は営業時間内に行い、送信後は電話でフォローする

メールの例文（内定通知後の辞退）

件名：内定辞退のご連絡（〇〇 〇〇）

株式会社△△ 人事部 □□様

お世話になっております。営業職の中途採用選考でご縁をいただきました、〇〇 〇〇と申します。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変ありがたいお話をいただきながら恐縮ですが、慎重に検討いたしました結果、一身上の都合により内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたことを深くお詫び申し上げます。

本来であれば直接お電話でお伝えすべきところ、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。改めて、お電話でもご挨拶させていただければ幸いです。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

〇〇 〇〇 電話：000-0000-0000 メール：xxx@example.com

メールの例文（内定承諾後の辞退）

内定承諾後は、まず電話で意思を伝え、その後に記録としてメールを送ります。以下は電話連絡の後に送る文面の例です。

件名：内定辞退のご連絡とお詫び（〇〇 〇〇）

株式会社△△ 人事部 □□様

お世話になっております。〇〇 〇〇でございます。

先ほどはお電話にてお時間をいただき、ありがとうございました。お伝えいたしましたとおり、一身上の都合により、内定を辞退させていただきたくご連絡申し上げます。

一度は内定をお受けする旨をお伝えしておきながら、このようなご連絡となりましたこと、誠に申し訳ございません。入社に向けてご準備を進めていただいていたにもかかわらず、ご迷惑をおかけすることを深くお詫び申し上げます。

お預かりしております書類につきましては、ご指示のとおり〇月〇日までに返送いたします。

〇〇 〇〇 電話：000-0000-0000

転職エージェント経由・内定承諾後に辞退する場合の進め方

転職エージェント経由の内定は担当エージェントへ先に連絡し、内定承諾後の辞退は電話とメールの二段階で伝えます。いずれも、通常の辞退より速さと丁寧さが求められる場面です。

転職エージェント経由で内定をもらった場合

転職エージェントの紹介で内定を受けた場合は、まず担当のキャリアアドバイザーに辞退の意思を伝えます。エージェントが企業との間に入っているため、応募者が直接企業に連絡するより手続きがスムーズに進みます。

• 担当エージェントへの連絡は電話でもメールでも構わない
• 辞退理由はエージェントには正直に伝える（企業への伝え方はエージェントが調整する）
• エージェントへの連絡と並行して、企業にもお礼を一言伝えると、より丁寧な印象になる

エージェントへの連絡が遅れると、企業とエージェントの双方に影響が及びます。断ること自体をためらう必要はありませんが、伝え方に迷う場合は「転職エージェントの断り方5選」で、担当者との関係を損なわない伝え方を解説しています。

内定承諾後に辞退する場合

内定承諾後の辞退は、必ず電話で意思を伝え、その後にメールで記録を残す二段階の対応を取ります。承諾後は企業が入社準備を進めているため、メールだけで済ませると連絡の確認が遅れ、双方の不利益が大きくなります。

企業から引き止められたり、辞退理由を詳しく聞かれたりすることもあります。その際は冷静に、簡潔に、揺らがずに辞退の意思を伝え続けてください。内定承諾から入社までの全体の流れを確認したい方は「転職内定後にやるべき対応7選」もあわせてご覧ください。

内定辞退でやってはいけないNG行動と、連絡後にやること

内定辞退で最も避けるべきなのは、連絡をしないまま放置することです。反対に、辞退の連絡後に書類の返送とお礼まで済ませておくと、企業に残る印象は大きく変わります。

避けたいNG行動

• 連絡せずに放置する。企業は入社準備を進めたまま待ち続けることになる
• 入社日当日や前日に辞退を伝える
• 内定承諾後にメールだけで済ませる
• 事実と異なる理由を伝える。後から取引先などで関係者と接点が生まれる可能性がある
• 辞退の連絡を家族や知人に代行してもらう。本人以外からの連絡は企業側が事実確認をできない
• 感情的な批判を伝える。選考への不満を辞退理由として述べる必要はない

辞退の連絡後にやること

辞退の連絡を終えた後は、次の3点を確認してください。

1. 返送が必要な書類（内定承諾書、健康診断書、提出済みの各種書類など）の有無を確認し、指定された期日までに返送する
2. 返送時は簡単な添え状を同封し、辞退のお詫びと選考への感謝を一文添える
3. 企業から貸与された資料や備品があれば、同時に返却する

書類の返送とお礼の一言は、法的な義務ではありませんが、辞退後の印象を左右します。転職では業界内で人が再びつながることがあり、丁寧な締めくくりが自分を守ることにつながります。なお、現職の退職手続きと並行して進める場合は「転職・退職手続きの流れ7ステップ」で全体の段取りを確認できます。

内定辞退に迷っているときは転職のプロに相談する

「辞退すべきか決めきれない」「辞退した後に転職先が決まらないのではないか」という不安がある場合は、判断を一人で抱え込まないことをおすすめします。内定辞退は取り消せない決断であり、迷いの正体が条件面なのか、社風なのか、キャリアの方向性なのかによって、取るべき選択が変わるためです。

UNLITD CAREERを運営する株式会社アンリットは、有料職業紹介事業（許可番号 13-ユ-319937）として、無料の転職相談を受け付けています。内定を辞退すべきかどうかの整理、辞退の伝え方の確認、辞退後の求人の探し方まで、状況にあわせてご相談いただけます。判断に迷っている段階でも構いませんので、一度ご相談ください。

無料で転職相談する →

転職の内定辞退に関するよくある質問

内定辞退はメールだけで済ませても失礼になりませんか

内定通知を受けた段階での辞退であれば、メールのみでも失礼にはあたりません。ただし内定承諾後の辞退は、電話で意思を伝えたうえでメールを送る二段階の対応が適切です。メールだけでは相手が確認したかどうか分からず、企業の入社準備が止まらないためです。

内定辞退の理由は正直に伝えるべきですか

辞退理由は「一身上の都合」で十分です。詳細を説明する義務はありません。理由を尋ねられた場合は、「他社から内定をいただいた」など、簡潔で事実に沿った内容を1文で答えてください。事実と異なる理由を伝えることは避けます。

内定辞退で損害賠償を請求されることはありますか

内定辞退を理由に損害賠償が認められることは極めてまれです。民法第627条第1項により、労働者側から雇用契約の解約を申し入れることは認められています。ただし、連絡をせずに放置した場合など、対応が不誠実な場合はトラブルになる可能性があるため、決断したらすぐに連絡してください。

内定承諾書を提出した後でも辞退できますか

提出後でも辞退できます。内定承諾書は就職の意思を示す書面であり、提出したことで辞退が禁じられるわけではありません。ただし企業は受け入れ準備を進めているため、決断した当日から翌日中、遅くとも入社予定日の2週間前までに連絡してください。

内定辞退の電話は何時にかけるのが適切ですか

平日の午前10時〜12時、または午後14時〜17時が適しています。始業直後、昼休憩（12時〜13時）、終業間際（17時30分以降）は担当者が対応しづらいため避けてください。土日・祝日・年末年始・大型連休中も、担当者が不在で連絡が行き違いやすくなります。

内定辞退を伝えたのに引き止められた場合はどうすればよいですか

感謝を述べたうえで、決定事項であることを短く繰り返します。条件面の交渉に応じる姿勢を見せると話が長引くため、「家族とも相談して決めたことですので」といった形で、意思が変わらないことを明確に伝えてください。

内定辞退の連絡をしないまま放置するとどうなりますか

企業は入社準備を進めたまま応募者を待ち続けることになり、他の候補者への切り替えも遅れます。連絡のないまま入社日を迎えると、企業からの問い合わせが続き、双方にとって負担が大きくなります。辞退を決めた時点で必ず連絡してください。