転職履歴書の書き方完全ガイド2026｜採用される7つのコツと例文

「履歴書ってどう書けばいいんだろう…」

転職活動をはじめて、まず最初に壁にぶつかるのが履歴書の書き方ではないでしょうか。

新卒のときに一度書いたことはあっても、転職用の履歴書は少し勝手が違います。

「何をどこに書けばいいの？」「写真はどんなものを使えばいい？」「手書きとパソコン、どちらがいいの？」といった疑問が次々と出てきて、なかなか書き出せない方も多いはずです。

この記事では、転職活動がはじめての方でも迷わないよう、履歴書の基本ルールから採用担当者の視点、各項目の書き方のコツ、よくあるNG例まで徹底的に解説します。

読み終えたあとには「よし、書いてみよう！」と自信を持って取り組めるようになるはずです。

履歴書の基本ルールを理解しよう

履歴書と職務経歴書の違いを知ろう

転職活動では「履歴書」と「職務経歴書」の2種類の書類を提出するのが一般的です。

まず、この2つの違いをしっかり押さえておきましょう。

履歴書は、氏名・住所・学歴・職歴・資格などの「基本的な個人情報」をまとめた書類です。

一方、職務経歴書は、これまでの仕事内容・実績・スキルをより詳しく書く書類で、書式は自由です。

履歴書はいわば「あなたのプロフィールカード」、職務経歴書は「あなたの仕事の実績集」とイメージするとわかりやすいでしょう。

手書き vs パソコン、どちらが正解？

「履歴書は手書きが礼儀」という考え方は、今や古くなりつつあります。

現在では、多くの企業がパソコンで作成した履歴書を受け入れており、むしろ読みやすさを重視してパソコン作成を好む採用担当者も増えています。

ただし、伝統的な業界（士業・金融・一部の老舗企業など）では手書きを求めるケースもあります。

応募先の企業文化や求人票の指示を確認したうえで判断するのが無難です。

履歴書のフォーマット（様式）の選び方

履歴書には「JIS規格様式」「転職用様式」「新卒用様式」など、いくつかの種類があります。

転職活動では、志望動機欄や自己PR欄が広めに設けられた「転職用様式」を選ぶのがおすすめです。

市販の履歴書用紙を購入する場合も、パッケージに「転職・中途採用向け」と書かれたものを選びましょう。

西暦・和暦の統一ルール

履歴書に日付を記入するとき、西暦（2024年）と和暦（令和6年）が混在しないよう注意が必要です。

どちらを使っても問題ありませんが、書類全体で必ず統一してください。

混在していると「細かいことに気が回らない人」という印象を与えてしまうことがあります。

採用担当者はここを見ている！

採用担当者は、1日に何十枚、多いときは何百枚もの履歴書に目を通します。

つまり、一枚の履歴書を見る時間はとても短いのです。

だからこそ、「パッと見たときの印象」が非常に重要になります。

第一印象は「清潔感」と「読みやすさ」

採用担当者が最初に感じるのは、書類全体の「清潔感」です。

文字が整っているか、余白が適切か、修正液が使われていないか——こうした見た目の印象が、内容を読む前の段階で評価に影響します。

手書きの場合は特に、丁寧に書かれているかどうかが誠実さの表れとして見られます。

職歴の「一貫性」と「転職理由の納得感」

採用担当者が次に確認するのは、職歴の流れです。

「なぜこの会社に転職したのか」「なぜ辞めたのか」という転職の経緯に一貫性があるかどうかを見ています。

転職回数が多い場合でも、それぞれに納得できる理由があれば問題ありません。

大切なのは、「キャリアの流れが自然につながっているか」です。

志望動機の「具体性」と「本気度」

「御社の理念に共感しました」「成長できる環境で働きたいです」——こうした抽象的な志望動機は、採用担当者に何十回と見てきたフレーズです。

採用担当者が見ているのは、「なぜ他社ではなくウチなのか」という具体的な理由です。

企業研究をしっかり行い、その会社ならではの魅力や自分のキャリアとの接点を具体的に書くことが求められます。

空白期間（ブランク）への対応

職歴に空白期間がある場合、採用担当者は必ずその理由を気にします。

「何もしていなかったのでは？」という不安を与えないよう、空白期間中に何をしていたか（資格取得・スキルアップ・介護・療養など）を正直に、かつポジティブに説明できるよう準備しておきましょう。

履歴書の各項目の書き方7つのコツ

コツ①：日付・氏名・住所は丁寧かつ正確に

履歴書の右上に記入する「日付」は、郵送の場合は投函日、持参・メール送付の場合は提出日を記入します。

「作成日」ではなく「提出日」を書くのが正しいルールです。

氏名はフルネームで、ふりがなは「ふりがな」の場合はひらがな、「フリガナ」の場合はカタカナで書きます。

住所は都道府県から省略せずに書き、マンション名・部屋番号も忘れずに記入しましょう。

コツ②：学歴は「最終学歴」から遡らず、古い順に書く

学歴は、時系列順（古い順）に書くのが基本です。

「学歴」と中央に見出しを書いてから、中学校卒業から記入します。

高校は「入学」「卒業」の両方を記入し、大学・専門学校も同様に「入学」「卒業（または中退）」を記入します。

学部・学科・専攻まで正確に書くことで、採用担当者が専門性を把握しやすくなります。

なお、中学校は「〇〇中学校 卒業」と記入し、入学は書かないのが一般的なマナーです。

コツ③：職歴は「入社」「退社」を明確に、具体的に書く

職歴は学歴の後に「職歴」と見出しを書いてから記入します。

会社名は正式名称（「（株）」ではなく「株式会社〇〇」）で書き、入社・退社の年月を明記します。

現在も在職中の場合は「現在に至る」と書き、その下の行に「以上」と右寄せで記入します。

また、会社名だけでなく、どんな仕事をしていたかを一言添えると採用担当者の理解が深まります。

例えば「営業部に配属。中小企業向けにIT製品の提案営業を担当」のように、部署と業務内容を簡潔に添えましょう。

コツ④：資格・免許は正式名称で、取得年月も忘れずに

資格・免許欄には、正式名称で記入することが大原則です。

「英検2級」ではなく「実用英語技能検定2級」、「TOEIC」は「TOEIC Listening & Reading Test」が正式名称です。

取得年月も必ず記入し、古い順に書きます。

応募する職種に関連性の低い資格は書かなくてもかまいませんが、関連性の高い資格は積極的にアピールしましょう。

「勉強中」や「取得予定」の資格は、「○○資格 取得に向け勉強中」と記入することで、向上心をアピールできます。

コツ⑤：志望動機は「なぜこの会社か」を具体的に書く

志望動機は、採用担当者が最も注目する項目のひとつです。

書き方の基本構成は「①現在の状況・転職理由 → ②なぜこの会社なのか → ③入社後に何をしたいか」の3段構成です。

【例文】

「現職では5年間、中小企業向けの営業を担当してまいりました。

より大きな規模のプロジェクトに挑戦したいという思いが強くなり、転職を決意しました。

貴社は業界でも先進的なDXソリューションを展開されており、特に〇〇サービスの取り組みに強く共感しました。

入社後は、これまでの営業経験を活かしながら、貴社の新規顧客開拓に貢献したいと考えております。」

コツ⑥：自己PRは「強み＋根拠エピソード＋貢献」の3点セットで書く

自己PRは、自分の強みを採用担当者に伝える絶好のチャンスです。

「私は責任感が強いです」と書くだけでは、誰でも書ける内容で差別化になりません。

「強み」「それを裏付ける具体的なエピソード」「その強みで会社にどう貢献できるか」の3点をセットで書くことが重要です。

【例文】

「私の強みは、粘り強い課題解決力です。

前職では、担当エリアの売上が3か月連続で目標を下回っていたため、顧客ヒアリングを徹底的に行い、課題を洗い出しました。

その結果、提案内容を見直すことで翌四半期には売上を前年比120%に改善することができました。

この経験を活かし、貴社でも現場の課題を素早く発見し、解決策を実行できる人材として貢献したいと考えております。」

コツ⑦：本人希望欄は「特になし」ではなく、必要な条件だけ正直に書く

本人希望欄には「特になし」と書く方が多いですが、これはもったいないケースもあります。

勤務地・勤務時間・給与などに希望がある場合は、正直に記入することで、後のミスマッチを防ぐことができます。

ただし、希望条件が多すぎると「わがままな人」という印象を与えることがあるため、本当に譲れない条件に絞って記入しましょう。

例：「勤務地は〇〇県内を希望いたします（介護の事情があるため）。その他の条件は貴社の規定に従います。」

NG例とOK例で学ぶ履歴書

実際に採用担当者が「これはNG」と感じる履歴書の例と、改善したOK例を比較してみましょう。

NG例①：志望動機が抽象的すぎる

NG例②：自己PRに具体性がない

「コミュニケーション能力が高い」「頑張ります」という言葉は、ほぼすべての履歴書に書かれている表現です。採用担当者は毎日何十枚もの履歴書を読んでいるため、このような抽象的な表現では印象に残りません。

NG例③：職歴の記載が雑で読みにくい

職歴欄は、採用担当者があなたのキャリアを把握するための重要な項目です。会社名・入退社の年月・担当業務の内容が不明瞭では、信頼性を大きく損ないます。略語や口語表現も避け、正式名称と敬体（です・ます調）で統一して記載しましょう。

NG例④：退職理由がネガティブな表現のまま

退職理由がどれほど正当であっても、ネガティブな表現をそのまま書くことは避けましょう。採用担当者は「この人はうちの会社でも不満を言うのではないか」と懸念します。前向きな表現に言い換えることが重要です。

写真・提出時の注意点

履歴書の内容が完璧でも、写真や提出方法でマイナス印象を与えてしまうケースは少なくありません。最後の仕上げとして、証明写真と提出時のポイントをしっかり押さえておきましょう。

証明写真のポイント

証明写真は「第一印象」を左右する重要な要素です。スマートフォンで撮影した写真や、カジュアルな服装での写真は避け、以下のポイントを守って撮影しましょう。

写真館やスタジオでの撮影が最も印象が良くなりますが、証明写真機（スピード写真）を使用する場合も、服装と表情には十分気をつけましょう。スマートフォンアプリでの加工・修正は過度に行うと不自然になるため、ほどほどにとどめることをおすすめします。

郵送・持参・メール提出それぞれの注意点

履歴書の提出方法は、企業によって異なります。それぞれの提出方法に応じたマナーを守ることが大切です。

提出前の最終チェックリスト

履歴書を提出する前に、必ず以下の項目を確認してください。せっかく丁寧に書いた履歴書も、誤字脱字や記入漏れがあっては 印象を大きく損なってしまいます。提出前に必ず以下の項目を確認してください。

まとめ：転職履歴書は準備と工夫で差をつけよう

転職活動において、履歴書は自分自身を企業に売り込む最初の重要なツールです。基本的なルールを守りながら、志望動機や自己PRに具体性を持たせることで、採用担当者の目に留まる履歴書を作成することができます。また、よくあるNG例を事前に把握しておくことで、ありがちなミスを防ぐことができます。提出前のチェックを怠らず、丁寧に仕上げた履歴書で、転職活動を有利に進めていきましょう。