退職を上司に伝える方法7ステップ｜切り出し方の例文と引き止め対策

退職を上司に伝えるときは、直属の上司に、事前にアポイントを取ったうえで、他の人に聞かれない場所で口頭で伝えるのが基本です。手順は「退職理由の整理」「就業規則の確認」「アポイント」「意思を伝える」「理由の説明」「引き継ぎの提案」「退職日の確定と退職届」の7ステップに分けられます。

伝えるタイミングは、転職先の内定が出た後で、就業規則に定められた予告期間に間に合う時期が目安です。法律上は、期間の定めのない雇用であれば、申し出から2週間で退職できます（民法第627条第1項）。

この記事では、退職を上司に伝える手順と、そのまま使える切り出し方の例文、引き止められたときの対応をまとめます。

退職を伝える前に確認する法律と就業規則のルール

退職を伝える前に確認するのは、民法上の退職ルールと、自社の就業規則に書かれた予告期間の2つです。この2つを把握しておくと、上司から「そんなに急には認められない」と言われても、落ち着いて話し合いができます。

退職は民法第627条で認められた労働者の権利

退職の申し出とは、労働者が会社に対して雇用契約を終了させる意思を伝えることです。期間の定めのない雇用契約、つまり一般的な正社員の場合、労働者はいつでも退職を申し入れることができ、申し入れから2週間が経過すると雇用契約は終了します（民法第627条第1項）。

会社の承認は、法律上の要件ではありません。上司が「認めない」と言っても、申し出から2週間の経過によって契約は終了します。ただし、これはあくまで最後の手段としての権利です。実務では、引き継ぎと有給消化のために、もっと余裕を持って伝えるほうが結果的に自分の負担が減ります。

就業規則の「1か月前まで」と法律の「2週間前」はどちらを守るか

原則として、就業規則に書かれた予告期間に従って伝えます。多くの会社では「退職の申し出は1か月前まで」といった規定が置かれています。法律上は2週間で退職できますが、就業規則の期間を守ったほうが、引き継ぎや有給消化の交渉が進めやすくなります。

一方で、就業規則に「退職は3か月前までに申し出ること」などと長い期間が定められていても、それを理由に退職そのものを拒むことはできません。就業規則の予告期間はあくまで会社内のルールで、民法第627条第1項の定めを上回って労働者を拘束するものではないと解されています。どうしても折り合わない場合は、勤務先を管轄する労働基準監督署や総合労働相談コーナー（厚生労働省）に相談できます。

契約社員・派遣社員など有期雇用の場合

有期雇用契約の場合、退職のルールは正社員と異なります。契約期間の途中でも、やむを得ない事由があるときは直ちに契約を解除できます（民法第628条）。また、1年を超える契約期間を定めた有期労働契約を結んでいる場合、契約期間の初日から1年を経過した日以後は、いつでも退職を申し出ることができます（労働基準法第137条)。

派遣社員の場合、退職の申し出先は派遣先の上司ではなく、雇用契約を結んでいる派遣元の担当者です。伝える相手を間違えると、話が正式に進みません。

退職を上司に伝えるベストタイミング

退職を伝えるのは、転職先の内定が正式に出た後、就業規則の予告期間に間に合う時期が基本です。内定前に伝えると、転職活動が長引いたときに収入が途切れるおそれがあります。

転職活動の進み具合から逆算する

伝える日は、入社希望日から逆算して決めます。入社日から、引き継ぎに必要な期間と、消化したい有給休暇の日数をさかのぼった日が、遅くとも伝えるべき日です。

引き継ぎの期間は、担当業務の数と後任の有無で変わります。後任がすでに社内にいる場合は2週間程度で済むこともあり、後任を採用するところから始まる場合は1か月以上かかることもあります。転職活動全体の流れは「転職・退職手続きの流れ7ステップ」で解説しています。

避けたほうがよい時期・曜日・時間帯

決算期、年度末、繁忙期のピークは避けます。上司がその期の数字と人員配置に追われている時期に伝えると、引き止めが強くなりやすく、退職日の調整も難航しやすいためです。

曜日と時間帯は、上司が席にいて、直後に会議が入っていない時間を選びます。始業直後や締め切り直前は避け、業務が一段落する午後が話しやすい時間帯です。ただし、就業規則の予告期間に間に合わなくなるほど「良い日」を待つ必要はありません。

伝える相手の順番

最初に伝えるのは、必ず直属の上司です。人事部、部門長、同僚、取引先の順で、上司と相談しながら広げていきます。

同僚に先に話すと、上司が第三者から退職の話を聞くことになり、信頼関係を損ないます。在職中に転職活動を進める際の注意点は「転職活動が会社にバレない5つの方法」でまとめています。

退職を上司に伝える7つのステップ

退職を上司に伝える手順は、次の7ステップです。順番どおりに進めると、伝え忘れや話の脱線を防げます。

1. 退職理由と希望退職日を整理する
2. 就業規則と引き継ぎの見通しを確認する
3. 直属の上司にアポイントを取る
4. 退職の意思をはっきり伝える
5. 退職理由を簡潔に説明する
6. 引き継ぎの方針を自分から提案する
7. 退職日を確定し、退職届を出す

ステップ1 退職理由と希望退職日を整理する

面談の前に、退職理由と希望退職日をメモにまとめます。上司から必ず聞かれる2点であり、その場で考えると話が長くなり、引き止めの余地を与えるためです。

退職理由は、会社への不満をそのままぶつけるのではなく、自分がこれから何をしたいかという形に整えます。たとえば「評価に納得できない」ではなく「成果が数字で見える環境で経験を積みたい」と伝えると、上司も反論ではなく相談として受け止めやすくなります。面接で退職理由を聞かれたときの答え方は「転職面接での退職理由の言い方」で詳しく解説しています。

ステップ2 就業規則と引き継ぎの見通しを確認する

就業規則の退職に関する条項と、自分の担当業務の棚卸しを済ませておきます。予告期間、退職届の様式と提出先、残っている有給休暇の日数の3点は、面談前に確認しておくべき項目です。

担当業務は、定例業務、進行中の案件、社外との窓口の3つに分けて書き出します。この一覧があると、ステップ6の引き継ぎ提案がその場で具体的にできます。

ステップ3 直属の上司にアポイントを取る

「ご相談したいことがあるので、30分ほどお時間をいただけないでしょうか」と依頼し、個室や会議室を確保します。この時点では退職とは伝えません。用件を先に言うと、上司が準備した反論から面談が始まってしまいます。

面談時間は30分以上を目安に確保し、席の近くや廊下での立ち話は避けます。

ステップ4 退職の意思をはっきり伝える

面談が始まったら、前置きを短くして退職の意思を伝えます。「退職を考えているのですが」という相談形ではなく、「退職させていただきたく、ご相談に参りました」と、決めたうえで報告する形にします。

相談形で切り出すと、上司は「まだ引き止められる」と判断し、条件交渉や配置転換の話に進みやすくなります。あわせて、これまでの感謝を一言添えます。

ステップ5 退職理由を簡潔に説明する

退職理由を聞かれたら、1〜2文で答えます。長く説明するほど、上司は反論できる点を探しやすくなります。

会社や個人への不満は、原則として伝えません。不満を理由にすると、上司は「その不満を解消すれば残る」と受け取り、条件提示による引き止めにつながります。ハラスメントなど、会社として対処すべき問題がある場合は、退職の理由としてではなく、人事部や社外の相談窓口に別途伝える方法があります。

ステップ6 引き継ぎの方針を自分から提案する

退職の意思を伝えたら、引き継ぎの案を自分から示します。「担当している定例業務は手順書を作成し、進行中の案件は後任の方に同席いただきながら引き継ぎます」というように、対象と方法をセットで伝えます。

引き継ぎ案を先に出すと、上司の関心は「引き止めるかどうか」から「いつ、誰に引き継ぐか」に移ります。ステップ2で作った業務の一覧をそのまま使えます。

ステップ7 退職日を確定し、退職届を出す

最後に、希望退職日を伝えて調整します。有給休暇を消化する場合は、最終出社日と退職日が別の日になるため、この2つを分けて確認します。

退職日が決まったら、会社の様式に従って退職届を提出します。退職願は退職を願い出る書類、退職届は退職することを届け出る書類で、意思が固まっている場合は退職届を出すのが一般的です。提出先と様式は会社によって異なるため、就業規則か人事部の案内に従います。

そのまま使える切り出し方の例文

ここでは、場面ごとの言い回しを紹介します。社名や日付を入れ替えれば、そのまま使えます。

面談のアポイントを取るときの例文

「〇〇さん、ご相談したいことがあり、30分ほどお時間をいただけないでしょうか。今週の水曜か木曜の午後で、ご都合のよいときはありますでしょうか。」

用件は明かさず、時間の長さと候補日だけを伝えます。

対面で退職を切り出すときの例文

「本日はお時間をいただきありがとうございます。これまで大変お世話になり、感謝しております。私事で恐縮ですが、〇月末をもって退職させていただきたく、ご相談に参りました。引き継ぎにつきましては、責任を持って対応いたします。」

感謝、退職の意思、引き継ぎの約束の3点を、この順番で伝えます。

退職理由を聞かれたときの答え方

• キャリアの方向を変える場合: 「これまで培った経験を生かしながら、〇〇の分野に挑戦したいと考えるようになりました。」
• 職種を広げたい場合: 「現在の業務に加えて、〇〇まで一貫して担当できる環境で経験を積みたいと考えています。」
• 家庭の事情がある場合: 「家庭の事情があり、勤務地を変える必要が生じました。」

いずれも1〜2文で止め、詳細を求められたときだけ補足します。

オンラインやメールで伝えるときの例文

遠隔勤務などで対面が難しい場合は、オンライン会議で伝えます。その際も、事前に個別のミーティングを設定してから話します。

面談の依頼をメールやチャットで送る場合の例文は次のとおりです。

「お疲れさまです。ご相談したい件があり、個別にお時間をいただけないでしょうか。30分ほどで、今週中のご都合のよい時間をご指定いただけますと幸いです。」

メールの本文に退職の意思そのものを書くのは、対面もオンライン面談も難しい事情がある場合に限ります。

退職を伝えるときのNG行動5選

退職を伝える際に避けるべき行動は、次の5つです。いずれも、退職日や引き継ぎの条件を自分で調整しにくくする原因になります。

特に注意したいのが、「退職を考えているのですが、どう思いますか」と相談の形で切り出すことです。意思が固まっていないと受け取られ、退職の話ではなく処遇の話に置き換えられてしまいます。

上司に引き止められたときの対処法

引き止められたときは、その場で結論を出さず、感謝を伝えたうえで退職の意思を変えないことを明確に示します。引き止めは、条件の提示、情に訴えるもの、責任感に訴えるものの3つに分かれます。

条件を提示された場合

昇給や昇進、部署異動を提示された場合は、「ありがとうございます。ただ、退職の意思は変わりません」と伝えます。持ち帰って検討する場合も、期限を切って回答します。

条件面の改善で残るかどうかを判断するときは、自分の退職理由が処遇だけだったかを確認します。仕事の内容や働き方に理由がある場合、条件が変わっても同じ悩みが残る可能性があります。また、口頭で提示された条件は、いつから、いくら、どの職位でという形で書面化されないかぎり、確定したものとは言えません。

情に訴えられた場合

「残念だ」「今は困る」と感情に訴えられた場合は、相手の気持ちを受け止めたうえで、意思が変わらないことを伝えます。「そうおっしゃっていただけるのはありがたいです。ただ、熟慮のうえで決めましたので、変わりません」といった伝え方です。

その場で謝り続けたり、退職日を曖昧にしたりすると、話が翌週以降に持ち越されます。

責任感に訴えられた場合

「後任がいない」「今抜けられると回らない」と言われた場合は、引き継ぎの具体案で応じます。人員の配置は会社が担う責任であり、個人が退職を取りやめて解決する問題ではありません。

「定例業務は〇月〇日までに手順書を作成し、〇〇さんに引き継ぎます」と、期限と対象を示すと、話が実務の調整に移ります。

退職を認めてもらえないときの相談先

退職届を受け取ってもらえない、退職日を一方的に先延ばしされるといった場合は、社外の窓口に相談できます。都道府県労働局や労働基準監督署に設置されている総合労働相談コーナー（厚生労働省）では、退職をめぐる相談を無料で受け付けています。

記録として残すため、退職の申し出をした日付と相手、やり取りの内容を書き留めておきます。

退職を伝えた後にやること

退職の意思を伝えた後は、引き継ぎ、有給休暇の消化、挨拶と書類の受け取りの3つを進めます。ここを丁寧に行うと、退職後に前職から連絡が来る回数を減らせます。

引き継ぎは文書で残す

引き継ぎは口頭だけでなく、必ず文書に残します。担当業務ごとに、作業手順、関係者の連絡先、使用するシステムとアカウント、注意点をまとめます。

「いつ、誰に、何を引き継いだか」を一覧にしておくと、認識のずれを防げます。

有給休暇の消化を早めに相談する

残っている年次有給休暇は、退職日までに消化する形で早めに相談します。年次有給休暇は労働基準法第39条に定められた労働者の権利です。

会社には、事業の正常な運営を妨げる場合に取得日を変更する権利（時季変更権）がありますが、退職日より後に変更することはできません。退職日を過ぎると請求できなくなるため、最終出社日と退職日を決める段階で日数を確定させます。具体的な進め方は「転職前の有給消化ガイド」で解説しています。

挨拶と、受け取る書類の確認

最終出社日には、上司、同僚、社外の関係先に挨拶をします。直接会うのが難しい相手にはメールで構いません。

あわせて、退職時に受け取る書類を確認します。雇用保険被保険者証、年金手帳（会社が預かっている場合）、源泉徴収票、離職票が主なものです。離職票は失業手当の手続きに必要で、退職後に交付されます。転職先が決まっている場合の入社準備は「転職内定後にやるべき対応7選」でまとめています。

退職の切り出し方に迷ったら一度相談する

退職の切り出し方に迷う原因の多くは、伝える言葉そのものではなく、退職日の設定や転職先の入社日との調整にあります。ここが決まっていないと、上司に伝えても話が前に進みません。

UNLITD CAREERを運営する株式会社アンリット（有料職業紹介事業 許可番号 13-ユ-319937）では、無料の転職相談を受け付けています。退職を切り出すタイミング、上司への伝え方、入社日から逆算した退職日の決め方まで、状況に合わせて整理をお手伝いします。まだ転職先を探し始めた段階でも構いませんので、一度ご相談ください。

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退職を上司に伝える方法に関するよくある質問

退職はいつまでに上司に伝えればよいですか

就業規則に定められた予告期間に間に合う時期に伝えます。「1か月前まで」と定める会社が多く、法律上は、期間の定めのない雇用であれば申し出から2週間で退職できます（民法第627条第1項）。引き継ぎと有給休暇の消化を考えると、1か月から2か月前が現実的な目安です。

退職をメールやチャットで伝えてもよいですか

原則として、口頭で直接伝えます。対面が難しい場合はオンライン会議で伝え、メールやチャットは面談の日程を依頼するために使うのが基本です。テレワークが中心で対面もオンライン面談も難しい場合に限り、文面で伝える方法があります。

上司が退職を認めてくれない場合はどうすればよいですか

期間の定めのない雇用契約であれば、会社の承認がなくても、申し出から2週間の経過により雇用契約は終了します（民法第627条第1項）。退職届を受け取ってもらえない場合は、申し出た日付と相手を記録に残し、都道府県労働局や労働基準監督署の総合労働相談コーナー（厚生労働省）に相談できます。

退職理由は正直に話すべきですか

会社への不満は、退職理由としてそのまま伝えないほうが話が進みます。不満を理由にすると、条件を改善するという提案に話が移りやすいためです。自分がこれからやりたいことという形に言い換えて、1〜2文で伝えます。

転職先が決まっていることは伝えるべきですか

転職先の社名を伝える義務はありません。退職の意思と希望退職日が伝われば手続きは進みます。ただし、入社日が決まっている場合は、退職日の調整に必要なため「次の予定が決まっている」ことだけは伝えたほうが交渉しやすくなります。

直属の上司と関係が悪い場合、誰に伝えればよいですか

原則は直属の上司ですが、ハラスメントなどで直接話すことが難しい場合は、人事部やさらに上の役職者に相談する方法があります。その場合も、後から直属の上司に伝わる順序を人事部と確認しておくと、引き継ぎの調整が滞りません。

まとめ

退職を上司に伝えるときの要点は、次のとおりです。

• 最初に伝える相手は直属の上司。同僚より先に伝える
• 伝える時期は、就業規則の予告期間に間に合う日から逆算して決める
• 法律上は、期間の定めのない雇用なら申し出から2週間で退職できる（民法第627条第1項）
• 切り出すときは相談形ではなく、感謝、退職の意思、引き継ぎの約束の順で伝える
• 退職理由は1〜2文。会社への不満は理由にしない
• 引き止められたら、感謝を伝えたうえで意思が変わらないことを明確にする
• 伝えた後は、引き継ぎの文書化、有給休暇の消化、書類の受け取りを進める

退職を伝える場面は一度きりですが、準備できることは決まっています。順番を決めて臨めば、落ち着いて切り出せます。